Flottes Allround-System

Die Deutsche Bahn bewegt sich nicht nur auf der Schiene, sondern auch auf der Strasse: Mit einem umfassenden Fuhrpark – inklusive Fahrräder. Dazu setzt die DB eine Individuallösung auf Basis von BSI CRM ein und bald auch BSI Portal. Der Vorteil: Viele Prozesse laufen automatisch über die Dunkelverarbeitung.

Die Deutsche Bahn ist nicht nur das grösste Eisenbahnunternehmen in Europa, sondern hat auch einen der grössten Fuhrparks Deutschlands mit über 20 000 Flottenfahrzeugen. Die Dienstleistungen umfassen Langzeitmiete, Chauffeurdienst, Fuhrparkberatung, Poolfahrzeuge und Flottenmanagement sowie den Verkauf der Fahr-zeuge. Und seit neustem auch Firmenfahrräder. Für die Fülle der anfallenden Geschäftsprozesse setzt die DB eine Individuallösung auf Basis von BSI CRM ein. Sie trägt den Namen FLEETperfect und generiert monatlich bis zu 10 000 Rechnungen mit insgesamt über 500 000 Positionen und administriert mehr als 3 Millionen Dokumente.

Das Kundenservice-Center von Call a Bike wird in Zukunft auch mit FLEEtperfect arbeiten.

Flottenmanagement mit Selfservice

Über eine Selfservice-Plattform können Mitarbeitende und Geschäftskunden Fahrzeuge konfigurieren, bestellen, versichern, verrechnen und Schadensfälle verwalten, Mieterwechsel initiieren und vieles mehr. Die Web-Applikation ist eine Individuallösung von BSI, die über eine Schnittstelle komplett in FLEETperfect integriert ist. Nun soll die Individuallösung durch das Produkt BSI Portal abgelöst werden. «BSI Portal weist eine bessere Integration mit dem CRM auf und basiert einheitlich auf der Scout-Technologie. Das ermöglicht DB Fuhrpark, alte Programmiersprachen und Technologien auszuwechseln. Dies hat den Vorteil, dass die Technologie stetig weiterentwickelt wird und die Wartungskosten sinken», sagt Thomas Schweigler, Projektverantwortlicher seitens BSI. Dank BSI Portal können Geschäftsvorfälle direkt an Kunden und Partner übergeben werden, was in Zukunft einen höheren Automatisierungsgrad ermöglicht und auf die Dunkelverarbeitungsquote einzahlt. Das Ziel ist, so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren.

Alexander Reis, IT-Projektverantwortlicher bei DB Fuhrpark

Firmenradbestellung zu 95% automatisch

Jüngstes Mobilitätsprojekt und gleichzeitig eindrucksvoller Showcase zum Thema digitaler Verarbeitung ist die Verwaltung der Firmenfahrräder: Rund 190 000 Mitarbeitende des DB-Konzerns in Deutschland können ein Wunschfahrrad bestellen. Die Bestellanfrage wird an FLEETperfect übermittelt, dort geprüft und die Auslieferung beim lokalen Händler ausgeführt. Das Besondere: Dieser Prozess ist fast vollständig automatisiert. 95% der Aufgaben erledigt das System. «Die Dunkelverarbeitung ermöglicht uns eine hohe Skalierung und zugleich eine Kostenersparnis beim Bestellprozess. Nach erfolgreicher Registrierung bekommt der Mitarbeitende innert eines Arbeitstages sein Fahrrad», sagt Alexander Reis, IT-Projektverantwortlicher seitens DB Fuhrpark.

Integrierte Selbstversicherung

Neu ist auch das Schadenkonto, eine attraktive Alternative zur Kaskoversicherung. «Der Fuhrpark vieler unserer Kunden ist so gross, dass sich das Risiko gut verteilen lässt. Mit dem Schadenkonto ermöglichen wir den Geschäftskunden, Kaskobeträge einzusparen und im Schadenfall direkt aus dem eigenen Schadenkonto zu bezahlen», erklärt Ralph Tschentscher, Projektleiter bei DB Fuhrpark. Verwaltet wird diese Lösung – Sie ahnen es – in FLEETperfect.

«Die Dunkelverarbeitung ermöglicht Skalierung und Kosenersparnis.»

Alexander Reis, IT-Projektverantwortlicher bei DB Fuhrpark

Stetige Weiterentwicklung

FLEETperfect wird stetig für weitere Mobilitätsprodukte ausgebaut. Bisher wurde nur die Vertrags- und Zahlungsverwaltung für die Langzeitmiete in FLEETperfect abgewickelt – zukünftig soll dies auch für das Car- und das Bike-Sharing erfolgen und auch das Contact Center wird in die Lösung integriert. «Damit wird FLEETperfect unser Single Point of Truth und sorgt so für ein flottes Kundenbeziehungsmanagement», so Ralph Tschentscher.

Agil zum Ziel

Seit Beginn der Zusammenarbeit zwischen der Deutschen Bahn und BSI hat sich viel verändert. Beispielsweise das Zusammenarbeitsmodell: Während früher etwa neun Monate vergingen, bis eine Anforderung in Produktion ging, hat sich diese Zeit dank agilem Vorgehen auf bis zu drei Wochen verkürzt. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter der DB Umsetzungen einen Tag nach Implementierung direkt in den BSI Systemen testen und abnehmen können. Das ermöglicht direktes Feedback und spart unnötige Lieferzyklen. «Wir haben gemeinsam mit BSI eine Methode gefunden, auf die ‹Unknown Unknowns› effizient reagieren zu können. Somit wird Unbekanntes schnell aufgedeckt und fachlich geklärt. Die daraus resultierende Geschwindigkeit in der Umsetzung wirkt sich positiv auf die Lieferanten-Kundenbeziehung aus», sagt Ralph Tschentscher. Gemeinsam werden Aufgaben priorisiert und Lieferpakete definiert. Der Betrieb wird ebenfalls gemeinsam mit BSI durchgeführt. Das hat den Vorteil, dass Softwarelieferungen dank Continuous Deployment künftig auf Knopfdruck funktionieren werden.

Ralph Tschentscher verantwortet als Projekt-leiter die Weiterentwicklung von FLEETperfect. Das Projekt wird nach agilen Methoden (Scrum/Kanban) entwickelt. «Digital Disruption» ist ihm ein besonderes Anliegen. Er ist Fan von netter, kommunikativer Zusammenarbeit. Das äussert sich u.a. darin, dass die DB- und BSI Mitarbeitende an den unterschiedlichen Standorten eigens für das Entwicklungsteam eingerichtete Räumlichkeiten haben. Ralph Tschentscher ist überzeugt: «Das fördert eine gute Atmosphäre, wirkt sich positiv auf die Projektdynamik aus und folgt den Grundwerten von agilen Methoden».

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