La cliente envoie un e-mail et attend une réponse rapide. Le BSI Mail Agent lit, classe et répond automatiquement aux e-mails et aux courriers entrants : les cas standard sont traités immédiatement, les demandes complexes sont transmises de manière ciblée. Tout est directement documenté dans la BSI Customer Suite. De cette façon, pas de saturation de la boîte mail, ton équipe gagne du temps pour se concentrer sur l’essentiel – et la cliente sait que sa demande est entre de bonnes mains.
Défi
Quels sont les défis à relever ?
Ceux qui traitent leurs e-mails manuellement sont confrontés chaque jour aux mêmes problèmes :
- Perte de temps : chaque e-mail reçu doit être lu, évalué et attribué – manuellement. Lorsque le volume est important, la boîte mail est vite saturée et la situation ne fait que s’aggraver au fil de la journée.
- Les cas standard bloquent l’équipe : demandes de statut, changements d’adresse, questions sur les factures – ces mêmes demandes atterrissent chaque jour dans la boîte de réception et mobilisent des ressources qui sont nécessaires pour des cas plus complexes.
- Temps de réponse trop longs : ceux qui attendent des heures ou des jours pour obtenir une réponse finissent par décrocher leur téléphone – ou par partir. Chaque minute de retard coûte de la confiance.
- Pas de vue d’ensemble : sans documentation centralisée, les dossiers se perdent, les historiques clients sont lacunaires et les SLA ne sont pas respectés – sans que personne ne s’en aperçoive à temps.
Résultat : les clients sont mécontents et les équipes de service travaillent à la limite de leurs capacités.
Solution
BSI est la solution.
Le BSI Mail Agent automatise le traitement End-to-End des e-mails et des courriers entrants – grâce à la classification des e-mails assistée par IA, la détection des intentions, la génération automatique de réponses et le Case Routing intelligent. Entièrement intégré à la BSI Customer Suite.
Classement des e-mails et détection des intentions
Chaque document entrant est immédiatement analysé, classé et hiérarchisé en fonction de l’objet, de l’urgence et du contexte client. Finie la lecture manuelle, fini le tri manuel.
Génération automatisée de réponses
Le Mail Agent répond immédiatement et de manière entièrement automatique aux cas standard, 24 heures sur 24. La cliente reçoit une réponse fiable, ton équipe gagne en efficacité.
Création de dossiers et routing intelligent
Le Mail Agent transfère automatiquement les demandes complexes au service compétent, en incluant toutes les informations pertinentes. Pas de détours, pas de perte d’informations.
Suivi des SLA et hiérarchisation
Le Mail Agent surveille les délais de traitement en temps réel et procède automatiquement à une action avant que les SLA ne soient enfreints. Ton équipe garde le contrôle, même en cas de volume élevé.
Transfert vers un agent humain
Si le Mail Agent détecte qu’un cas nécessite un jugement humain, il le transfère de manière transparente, avec l’historique complet du traitement et le contexte. Human in the Loop là où cela compte vraiment.
Gestion des données de base et traitement des formulaires
Changements d’adresse, documents contractuels, demandes : le Mail Agent identifie, extrait et transfère les données directement dans la BSI Customer Suite. Automatiquement, sans erreur et de manière conforme aux exigences d’audit.
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Lena Bartel
Experte en AI Agents
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