Mieten, kaufen, fahren

Wussten Sie, dass einen der grössten Fuhrparks in Deutschland die Deutsche Bahn hält? Klingt überraschend, ist es auch. Doch bei einem Blick hinter die Kulissen sind die innovativen Mobilitätskonzepte von DB Fuhrpark ein konsequenter Service, der Mitarbeitende und Kunden auch jenseits der Schiene an das gewünschte Reiseziel bringt. Ob Miete, Kauf oder Leasing: DB Fuhrpark hält für Privat- und Geschäftskunden die passende Lösung bereit, um jederzeit gut ans Reiseziel zu gelangen. Verwaltet werden die rund 30 000 Flottenfahrzeuge über FLEETperfect, eine Individuallösung, basierend auf BSI CRM.

Was machen Bahnmitarbeitende und Bahnreisende, wenn die Bahn sie nicht direkt bis an ihr Reiseziel bringen kann? Richtig: Sie kaufen, mieten oder leasen ein Fahrzeug bei der Tochter der Deutschen Bahn, der DB FuhrparkService GmbH. Diese betreibt das Mobilitätsmanagement für Strassenfahrzeuge des DB-Konzerns. Daneben bietet DB Fuhrpark innovative Mobilitätslösungen für den Drittmarkt an. Dazu zählen Serviceleistungen wie Lang- und Kurzzeitmiete von rund 30000 Flottenfahrzeugen sowie das entsprechende Fuhrparkmanagement. Die Software dazu durfte BSI realisieren. Gesamtprojektleiter Thomas Schaefer, IT-Leiter bei DB Fuhrpark, ist sowohl im Thema Flottenmanagement als auch im Thema CRM ein erfahrener Experte. Schon vor seinem Engagement bei DB Fuhrpark war er als IT-Unternehmensberater und später als Projektmanager bei der BwFuhrparkservice GmbH engagiert. Er weiss, dass die grössten Herausforderungen bei der Realisierung derart vielschichtiger Projekte heterogene Prozess- und Systemlandschaften sowie IT-Insellösungen sind.

Einer der grössten Fuhrparks Deutschlands gehört der Deutschen Bahn.

Homogenes Kundenerlebnis statt heterogenen Insellösungen

FLEETperfect basiert auf BSI CRM und bildet den gesamten Prozess der Flottenfahrzeugverwaltung ab. «Mit FLEETperfect haben wir unsere historisch gewachsenen Insellösungen homogenisiert. FLEETperfect hat als integriertes Gesamtsystem unsere heterogene IT-Welt abgelöst», erklärt Thomas Schaefer. 

Mit FLEETperfect können DB-Mitarbeitende und Geschäftskunden ihre Fahrzeuge konfigurieren, bestellen, versichern, verrechnen, Termine überwachen, Rückgabe und Schadenfälle verwalten, Mieterwechsel initiieren, Ersatzfahrzeuge bestellen und vieles mehr. «BSI CRM unterstützt von der Beschaffung bis hin zur Abrechnung alle relevanten Prozesse in der Flottenfahrzeugverwaltung», so Thomas Schaefer. Für den IT-Experten und Gesamtprojektleiter liegt der Hauptvorteil von FLEETperfect in der ganzheitlichen Abbildung der Geschäftsprozesse vom Anfang bis zum Ende. Der FLEETconfigurator ist in das Flottenmanagement integriert. Medien- und Systembrüche gehören der Vergangenheit an. «FLEETperfect bietet Transparenz und lückenlosen Überblick. Seit Einführung von FLEETperfect gilt: ‹Ein System, eine Wahrheit.»

«Fleetperfect hilft uns dabei, Fehler zu vermeiden und unsere Kunden effizient zu betreuen.» 

Thomas Schaefer, IT-Leiter DB Fuhrpark

Intelligenter Selfservice steigert Effizienz

DB Fuhrpark plant, das integrierte und automatisierte Selfservice-Portal für Geschäftspartner weiter auszubauen. «Durch das Einbinden der massgeblichen externen Partner wie Prüfungsorganisationen, Versicherungen, Autohäuser, Reifenpartner, Konzernsysteme usw. in unsere Geschäftsprozesse erzielen wir bereits heute deutliche Effizienzsteigerungen und werden dieses Thema konsequent weiter ausbauen.» Die direkte Anbindung der  Fahrzeughersteller ist daher der nächste logische Schritt. Der Konfigurator für die Bestellung von Individualfahrzeugen bzw. die Möglichkeit der Bestellung von standardisierten «Preislistenfahrzeugen»  anhand von Fahrzeugkategorien machen FLEETperfect zum attraktiven Tool für Kunden und Mitarbeitende. «FLEETperfect hilft uns dabei, Fehler zu vermeiden und unsere Kunden effizient zu betreuen», so Thomas Schaefer.

«Da FLEETperfect in der gesamten Wertschöpfungskette der DB Fuhrpark Verwendung findet, ist die Weiterentwicklung eng mit den Unternehmenszielen unseres Kunden gekoppelt. Somit haben wir die Aufgabe, mit guter Software die Erreichung dieser Ziele zu unterstützen, was eine grossartige Motivation ist», erklärt Sebastian Louis, Projektleiter bei BSI.

Das gesamte Fuhrparkmanagement läuft über eine auf BSI CRM basierende Software.

Warum BSI CRM als Basis für FLEETperfect?

«Wir gaben eine Vorstudie zu FLEETperfect in Auftrag. BSI erwies sich als Anbieter der Flottenlösung für die Tochtergesellschaft der Schweizerischen Post, Mobility Solutions, als kompetenter Partner», erklärt Thomas Schaefer. Gemeinsam mit Mobility Solutions profitiert DB Fuhrpark von den Weiterentwicklungen der Branchenlösung mit BSI CRM. «Neben der Kompetenz sind es vor allem die Hauptadjektive flexibel, schnell und serviceorientiert, die BSI auszeichnen», so Thomas Schaefer. BSI sei eine ganz besondere Firma. Nach elf Jahren bei einer IT-Unternehmensberatung wisse er, wovon er spreche: «BSI hat nicht nur viel Erfolg, sondern auch viel Spass bei der Arbeit. Das Unternehmen legt Wert auf Qualität und widersteht der Versuchung, überproportional zu wachsen. Das finde ich gut, und das sollte auch so bleiben», schliesst Thomas Schaefer.

«Die grösste Herausforderung waren unsere heterogenen Prozess- und Stammkundschaften sowie die IT-Insellösungen

Thomas Schaefer, IT-Leiter DB Fuhrpark

Fast Facts zum Projekt

DB Fuhrpark verwaltet über FLEETperfect, die Individuallösung, basierend auf BSI CRM, rund 30 000 Flottenfahrzeuge, generiert monatlich bis zu 10 000 Rechnungen mit insgesamt über 500 000 Positionen und administriert mehr als 3 Millionen fahrzeugbezogene Dokumente. Rund 400 Mitarbeitende verwalten mit FLEETperfect den gesamten Fuhrpark der Deutschen Bahn ebenso professionell wie die anderer grosser und kleiner Gewerbekunden.

www.dbfuhrpark.de

Thomas Schaefer

«BSI CRM unterstützt von der Beschaffung bis hin zur Abrechnung alle relevanten Prozesse in der Flottenfahrzeug-Verwaltung

Thomas Schaefer, IT-Leiter DB Fuhrpark