So machen wir Software-Projekte

Wann gelingen Software-Projekte? Für BSI ist klar: Es kommt nicht nur auf den Quellcode, sondern auch auf das Vorgehen an – vom Setup bis zur Anwenderschulung. Unsere Erfahrung, gewonnen in vielen Branchen und Hunderten von Projekten, haben wir in 10 Schritten – inklusive praktischer Checkliste – verdichtet. Und mit dem BSI Arbeitsbuch sogar in gebundener Form veröffentlicht.

Zwei Software-Enwickler von BSI besprechen etwas am PC

Die BSI Methode: In zehn Schritten zum Erfolg

Solide Technologie, erstklassige Produkte und starke Branchenlösungen zeichnen Software-Projekte von BSI aus. Und doch ist jeder Kunde, jede Branche, jedes Projekt anders. Mit diesen 10 Schritten führen wir Software-Projekte für Sie zum Erfolg.

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1. Projekt-Setup

Ein gutes Projekt beginnt mit einer guten Idee. Sie führt Menschen mit gemeinsamen Werten und Erwartungen auf einen manchmal sehr präzise, manchmal weniger klar definierten Weg, um ein gewinnbringendes Ziel zu erreichen.

Auf dem Weg von der Projektidee zum Projektstart ist unser Know-how sehr wertvoll. Im Projekt-Setup erledigen wir die «Hausaufgaben», die einen reibungslosen Kickoff garantieren. Neben dem Vertrag zwischen den Partnern ist hierbei der Projektvorschlag das wichtigste Ergebnis.

  • Big Picture: Vision und Konzept
  • Projekt-Charta: Werte und Spielregeln
  • Business Case: Kosten und Nutzen
  • Wahl der Methode: Wasserfall-Methode oder Agile Methode
  • Lieferumfang: Objekte und Module
  • Release- und Projektplan: Termine und Inhalte
  • Projektorganisation: Organigramm und Verantwortlichkeiten/Funktionen

2. Projektorganisation

Leistungs-, Termin- und Kostenziele haben eines gemeinsam: Gut organisiert ist halb gewonnen. Sind die Strukturen klar und die Rollen und Verantwortlichkeiten richtig verteilt, steht einem erfolgreichen Projektablauf nichts mehr im Weg.

Typisches Organigramm eines Software-Projektes
Ein typisches Organigramm

 

Tipp von BSI: Expertitis-Prävention

Gut, wenn jede Teilaufgabe durch einen Experten erfüllt wird. Noch besser, wenn alle den Blick fürs Ganze haben. Also ruhig mal eine Kaffeepause über die Teamgrenzen hinweg machen – und nicht nur bei Fragen und Problemen miteinander reden.

3. Projektphasen

Was ist wann, wie, wo und von wem zu tun? Alles zur richtigen Zeit auf die richtige Weise und von den richtigen Leuten. Eine klare Gliederung ist für den Fortschritt komplexer Projekte entscheidend. Und am Ende auch für den Erfolg.

  • Spezifikation der Elemente (Prozess/Funktion): Für die schriftliche Spezifikation bildet das Projektteam Module (Themengruppen), die schrittweise bearbeitet und abgenommen werden. Oft beinhaltet die Spezifikation auch einen Prototyp, der parallel zum Dokument entwickelt wird und dieses visualisiert.
  • Entwicklung und Modultests (Implementation): It’s Showtime: Um die Implementation kümmert sich BSI. Kommt ein Standardprodukt zum Einsatz, parametrisieren und/oder erweitern wir dieses. Handelt es sich nicht um eine Adaption, entwickeln wir eine neue Software.
  • Einführung und Freigabe (Integration): Nach der Implementation wird die Software installiert, mit anderen Systemen verknüpft und intensiv getestet. Daten werden testweise migriert. In der Regel und in Abhängigkeit von der Infrastruktur führen wir schon in dieser Phase die Anwender mit einer reduzierten Schulung in die Software ein.
  • Rollout und Überprüfung der Performance: Beim Rollout geht’s Schlag auf Schlag. Er ist bis ins Detail vorbereitet und dauert nur wenige Wochen. Damit das Zusammenspiel von Software und Organisation wie am Schnürchen läuft, wird die Inbetriebnahme der Software exakt nach Drehbuch geplant und umgesetzt.
  • Abnahme und Beginn der Garantiezeit: Die Software wird dem Kunden offiziell übergeben. Es beginnt die Wartungs- und Garantiezeit, während der BSI noch offene Punkte aus dem Abnahmeprotokoll erfüllt.

4. Spezifikation

Die Software macht noch keine Lösung. Es geht um den gesamten Prozess sowie um die Strategie dahinter. Damit wir wissen, wie Abläufe verbessert werden, müssen wir sie gut verstehen und dann mit perfekt angepasster Software handeln.

Die Schritte der Spezifikation (auch für kleinere Projekte)

  1. Aufnahme (inkl. Vorbereitung und Vorschlag)
  2. Prozessdesign (BSI und Kunde gemeinsam)
  3. Vertiefung
  4. Abnahme

5. Entwicklung

Es gibt keine gute Software, ausser man macht sie. Ob wir die Software eigenständig oder mit einem Kundenteam entwickeln: Das Geheimnis des Erfolgs ist die enge Abstimmung mit dem Kunden. Sie stellt sicher, dass jeder Entwicklungsschritt in die richtige Richtung führt. Beim Machen der Software stehen uns zwei verschiedene Methoden zur Auswahl: Wasserfall oder agil.

Perfekt geplant: Wasserfall-Methode

Der Name sagt es: Der Ablauf der Software-Entwicklung ist hier von Beginn an vorgegeben, als Kaskade von geplanten Ereignissen. Alle Anforderungen (fachliche wie technische) werden vorab in einem Projektplan erfasst. Dieser wird laufend kontrolliert und aktualisiert, aber nicht mehr grundsätzlich in Frage gestellt. Die Arbeitspakete (Teilprojekte) sind nach Themen gruppiert; jedes Paket wird einem Entwickler zugewiesen.

Richtig gewichtet: Agile Methode

Hier entsteht die Software in mehreren Wellen statt als Wasserfall. Die Agile Methode erlaubt es dem Kunden, die Funktionen der Software bei jeder Iteration (Sprint) neu zu gewichten, bestimmte Anwendungsfälle zeitlich vorzuziehen, neue Anwendungsfälle ins Spiel zu bringen oder auch vorgesehene Anwendungsfälle zu streichen.

Grafik zu den Entwicklungsmethoden Wasserfall und Agil

6. Einführung

Mit der Software ist es wie beim Hausbau: Wie gut Architekten, Baufirma und Handwerker gearbeitet haben, merkt man erst beim Einziehen. Umso wichtiger ist es, den Übergang vom Entwickeln zum Nutzen nicht dem Zufall zu überlassen. Ob Big Bang oder Schritt für Schritt – bei der Einführung der Software ist die Wahl des Szenarios für den Erfolg entscheidend.

Das passende Szenario muss sehr früh im Projekt bestimmt und auf Risiken geprüft, die Einführung bereits während der Integrationstests intensiv geübt werden.

Big Bang (all in one)

Wird die Software an einem einzigen Wochenende für alle Nutzer eingeführt, spricht man von einem Big Bang – ein typisches Szenario für Web-Applikationen ohne Clients und Schulung. Das einzige, aber beherrschbare Risiko: dass das neue System einer Volllast nicht gewachsen ist. Wenn eine Schulung nötig ist, stellt diese ebenfalls ein Risiko dar, insbesondere dann, wenn auf den Stichtag hin sehr viele Anwender zu schulen sind.

Iterative Einführung (step by step)

Wird die Software pro Anwendergruppe freigeschaltet, spricht man von einer iterativen Einführung. Sie ist komplexer als ein Big Bang. Der notwendige Parallelbetrieb von alter und neuer Software ist alles andere als trivial. Da man auf die bestehende Lösung zurückgreifen kann, ist das Szenario dafür weniger riskant. Die erste, möglichst wenig mit anderen Abteilungen verzahnte Iteration wird für etwa 50 bis 100 Anwender durchgeführt. Die Erfahrungen mit dem Pilotprojekt fliessen in die weiteren Iterationen ein.

7. Qualitätssicherung

Es gibt nichts Gutes, ausser man misst es: Nur ein präzises Verständnis von Qualität sowie ein klar definiertes Vorgehen bei deren Prüfung und Optimierung ermöglichen uns, BSI bei den Kunden als hochwertigen Anbieter zu positionieren.

Gerade weil BSI sehr hohe Qualitätsansprüche hat, müssen wir in jedem Projekt genau definieren, was gute Software ist. Dabei gibt es eine einfache Regel: Qualität ist, was den Kunden glücklich macht. Und das ist weit mehr als eine technische Frage. 

Stufen der Kundenzufriedenheit:

  • Software hat keine technischen Fehler: Was im Pflichtenheft gefordert und in der Offerte versprochen wird, funktioniert. Die Software ist technisch einwandfrei programmiert.
  • Explizite Anforderungen werden erfüllt: Was sich die unterschiedlichen Anwender von der neuen Software versprochen hatten, ist verwirklicht. Sie erleben (und geniessen) diese als klaren Fortschritt gegenüber der bisherigen Lösung.
  • Implizite Anforderungen werden erfüllt: Die Software erfüllt auch Wünsche, die einem erst beim Anwenden bewusst werden (Wow-Effekt). Das zeigt sich insbesondere dann, wenn sich sogar neue Anforderungen ohne viel Aufwand umsetzen lassen.

8. Projektdokumente

Jeder Kunde und jedes Projekt ist einzigartig. Deshalb erstellen wir die folgenden Dokumenttypen mit Think & Write statt mit Copy & Paste. Weil wir denn Sinn jedes Dokuments verstehen, können wir dem Inhalt umso mehr Aufmerksamkeit widmen.

Das sind die wichtigsten Dokumente

  • Anforderungen: Die Anforderungen, die sich aus der Projektidee ergeben, werden vom Kunden schriftlich festgehalten. BSI ist gerne bereit, dabei zu helfen.
  • Offerte (Angebot): Das Dokument «Offerte», in Deutschland meistens «Angebot» genannt, ist bei BSI viel mehr als eine Produktbeschreibung mit Preisetikette. Es legt den Grundstein für das Projekt und beinhaltet eine erste grobe Spezifikation der Lösung, zum Beispiel in Bezug auf Anpassungen und Schnittstellen.
  • Spezifikation: Das Dokument «Spezifikation» wird mit den Fachstellen des Kunden erstellt und vom Kunden abgenommen. Idealerweise, bevor die Entwicklung startet.
  • Testdokumente: Nur ein dokumentierter Test ist ein guter Test. Wie wir testen, hängt von der Komplexität des Arbeitspakets ab – und beeinflusst auch die Dokumentation.
  • Releasenotes: Im Dokument «Releasenote» halten wir für jede Lieferung, also für jeden Release oder Patch, Umfang und Status der Software zu diesem Zeitpunkt fest.
  • Softwarelieferung: Die Dokumentation hat die Aufgabe, dem Kunden die wichtigsten Informationen zur Software in kompakter Weise zu liefern.
  • Prüfprozeduren: Für die Systemtests braucht es neben den BSI-Dokumenten auch kundenseitige Vorgaben. In der Regel werden diese von der Qualitätssicherung dokumentiert.
  • Freigabeprotokoll: Vor jedem Rollout erfolgen fachliche Systemtests, die in einem oder zwei Tagen die gesamte Software ein letztes Mal verifizieren. Ein Ergebnis daraus ist die Freigabe für den Rollout.
  • Abnahmeprotokoll: Nach dem Rollout erfolgt die Abnahme der Software in der produktiven Umgebung. Diese wird schriftlich protokolliert.
  • Handbücher: Das Referenzhandbuch, Benutzerhandbuch und Videos dokumentieren die Software aus Sicht der Technik, der Anwender sowie der Administratoren und Betreiber.

9. Projektmarketing

Tue Gutes und sprich darüber. Das gilt auch für Software-Projekte – und hat nichts mit Eitelkeit oder Prahlerei tun. Ein gut geplantes Projektmarketing schafft Akzeptanz für die Veränderung, die jede gute Software naturgemäss mit sich bringt.

Das Projektmarketing nach Phasen

Das Projektmarketing greift dann am besten, wenn es gezielt auf die Fragen und Sorgen der aktuellen Projektphase eingeht. So muss das Marketing am Anfang vor allem motivieren und den Nutzen für den Einzelnen aufzeigen. Gegen Ende rückt die Qualifizierung in den Vordergrund.

Das Projektmarketing in einem Software-Projekt nach Phasen

10. Projektcontrolling

Für BSI ist Kontrolle keine Last, sondern eine Lust. Denn von einem gut kontrollierten Projekt profitieren beide Seiten: BSI, weil wir Probleme früh erkennen und Folgeprobleme vermeiden. Der Kunde, weil er Übersicht und Sicherheit bekommt.

Das Projektcontrolling gehört zu den Kernaufgaben des Projektleiters. Es ermöglicht, Risiken wie Ressourcenmangel, Termin- oder Qualitätsprobleme früh zu erkennen und abzuwenden. Die Kontrolle umfasst Risiken, Kosten, Qualität und Termine.

100-Tage-Check

Rund drei Monate nach Einführung prüfen wir, wie gut sich die Software in der Praxis bewährt - und wo es noch Spielraum zur Optimierung gibt.

Fragen, die wir (und denen wir uns) stellen:

  • Hat der Übergang in den Betrieb gut geklappt?
  • Wird die Software richtig eingesetzt?
  • Verfügen alle über das nötige Know-how?
  • Wurden die Projektziele erreicht?
  • Wie gut ist die Akzeptanz der Anwender?
  • Stimmt die Performance der Software?

Checkliste für Software-Projekte

Erfüllt, leider nicht erfüllt oder nicht relevant? Punkt für Punkt muss die Projektleitung diese Frage beantworten, und zwar immer rechtzeitig vor dem Start einer neuen Projektphase. Unsere Checkliste fasst die wichtigsten Punkte zusammen.

Checkliste (PDF, 514 KB)

Das Rezeptbuch
für Software-Macher

Leselust geweckt? Unsere Methodik gibt es auch in gebundener Form. Das BSI Arbeitsbuch beschreibt auf 100 Seiten, wie gute Software entsteht und ist von Machern für Macher geschrieben.

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Sie wollen genau wissen, wie wir in Software-Projekten vorgehen? Ich freue mich, Ihnen genauere Angaben zu liefern.

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Joachim Schlegel Senior Project Manager
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