BSI CRM spricht dank BPN Russisch, Mongolisch, Spanisch – und Englisch sowieso

Seit 20 Jahren fördert BPN, das Business Professionals Network mit Sitz in Bern, Kleinunternehmen in Schwellenländern wie Georgien, Kirgisien, Mongolei, Nicaragua und Ruanda. Ziel ist es, die lokale Wirtschaft insbesondere durch Know-how-Transfer mittels Ausbildungen, Coachings, aber auch Krediten zur Skalierung und einem Unternehmernetzwerk zu fördern. Zu den Kunden zählen neben den Spendern und Unternehmenspaten die 1'265 geförderten Unternehmerinnen und Unternehmer, welche bislang 23'335 Arbeitsplätze geschaffen haben.

Ein aussergewöhnlicher und ganz besonderer Kunde für BSI: Unsere Software kommt als rein konfigurative Cloud-Lösung neben der Schweiz in allen fünf BPN-Ländern zum Einsatz – und spricht neben Englisch, der gemeinsamen Stiftungssprache, auch Russisch, Mongolisch und Spanisch. Warum uns das nicht spanisch vorkommen muss, dass eine global agierende Non-Profit-Organisation auf BSI CRM setzt, erklärt Max Bertschmann, Mitglied der Geschäftsleitung und Head of Marketing & Fundraising bei BPN, im Interview.

Max Bertschmann, Head of Marketing & Fundraising und Mitglied der Geschäftsleitung bei BPN

BPN hat sich für BSI als CRM Partner entschieden. In welchen Bereichen nutzt ihr BSI CRM?

BPN besteht aus zwei Bereichen: Einerseits aus der Organisation in der Schweiz, wo die Steuerung der Organisation und das Fundraising stattfinden. Insgesamt betreuen wir fünf Länder mit unseren Kerndienstleistungen vor Ort, nach unserem bewährten 4-Säulen-Prinzip: Coaching, Training und Ausbildung von Kleinunternehmerinnen und -unternehmern insbesondere in betriebswirtschaftlichen Themen sowie der Vermittlung von Krediten, welche auf Investitionen abzielen und einen Unternehmerverein, welcher den Unternehmern das Netzwerken untereinander ermöglicht. Diese Dienstleistungen erbringen wir in fünf Ländern – und dafür braucht es ein schlagkräftiges und effizientes Fundraising.

Mit dem Geld finanziert ihr u.a. die Ausbildungen in Schwellenländern sowie Wissensträger, welche in Ausbildungen und Seminaren ihre Expertise vor Ort teilen. Wie sieht so ein Tag im Leben eines BPN Mitarbeiters in Ruanda, Kirgisien, der Mongolei, Georgien oder Nicaragua aus?

Sehr vielfältig! Wir beraten und coachen, um die Unternehmer und ihre Firmen voranzubringen – wie in einer Unternehmensberatung mit caritativem Hintergrund. Diese Kundenbeziehungen müssen abgebildet werden, einschliesslich Historie. Das ist für unsere Wirkungsmessung relevant. Das Programm für UnternehmerInnen dauert zwei bis vier Jahre – eine lange Zeit. Wir wollen messen, wie sich das Unternehmen in dieser Zeit entwickelt, wie viele Arbeitsplätze es schafft und welchen Einfluss wir direkt oder indirekt darauf haben. Da kommen viele Informationen zusammen. Diese fliessen künftig in BSI CRM zusammen. Zudem nutzen wir BSI CRM für das Ausbildungsmanagement.

Wer sind die User von BSI CRM und welchen Nutzen erwarten diese?

Einerseits unsere Fundraiser in der Schweiz, andererseits unsere Mitarbeiter in den Länderorganisationen. Der Mehrwert für uns im Management ist, dass wir alle Kunden- und Spenderdaten auf einer Plattform vereint haben. Ohne unsere Tätigkeit in den Ländern gibt es keine Berechtigung für das Fundraising und ohne unser Fundraising können die Länder ihren Auftrag nicht erfüllen. Wir müssen den Informationsfluss gewährleisten. Nur so können wir beispielsweise einem Unternehmenspaten hier in der Schweiz Auskunft zum Fortschritt seines Unternehmens in Ruanda erteilen. Das funktioniert nur dann effizient und fehlerfrei, wenn man möglichst auf einer Plattform zusammenarbeiten kann.

Die zweite Nutzergruppe sind die Länderverantwortlichen und Coaches. Sie sollen einen klaren Mehrwert durch den Einsatz von BSI CRM erfahren. Es soll sie in ihrer täglichen Arbeit unterstützen, Prozesse und Aufgaben zusammenführen, die bislang sehr zeitraubend waren, weil die Informationen über verschiedene Quellen und Medien verteilt waren und erst konsolidiert werden mussten. Sie können künftig repetitive manuelle Aufgaben automatisiert oder weitaus schneller abwickeln.

BPN Fundraising
Wachstumsorientierte Unternehmerinnen zu identifizieren und zu fördern ist seit 20 Jahren das Ziel von BPN. Die schweizerische Stiftung hat es sich mit Teams vor Ort in Nicaragua, Ruanda, Georgien, Kirgisien und der Mongolei zur Aufgabe gemacht, den lokalen Mittelstand zu stärken.

Wer sind eure Kunden – und inwiefern profitieren diese durch den CRM-Einsatz?

In der Schweiz sind primär die Spender unsere Kunden. In den einzelnen Ländern sind unsere Kunden Menschen, die Unternehmer sind oder erfolgreiche Unternehmer werden wollen. Der Spender wird von einer schnelleren Reaktionszeit profitieren. Da wir sein Spenderverhalten und seine Historie kennen, können wir ihn besser als in der Vergangenheit persönlich und individuell ansprechen. In der Kommunikation können wir Bezug nehmen auf unsere Beziehung. Wir alle werden von Informationen überflutet. Es ist unsere Aufgabe, unsere Spender vor einem Zuviel an Informationen zu schonen und nur für sie relevante Inhalte in der richtigen Periodizität zu kommunizieren. BSI CRM hilft uns dabei, welchen Spender wir mit welchen Themen ansprechen und wann – und das ohne manuellen Aufwand. Aus dem Bild, das sich daraus ergibt, können wir unsere Kunden deutlich besser pflegen.

Werden auch die UnternehmerInnen in den Ländern von BSI CRM profitieren?

Das hoffe ich sehr! BSI CRM soll nicht nur für uns intern nutzenstiftend sein, sondern primär für unsere Kunden in den Ländern. Dadurch dass unseren Mitarbeitern und Coaches ein zentrales Tool zur Verfügung steht, in dem sie ihre Beziehungen und Kommunikationen zentral erfassen und verwalten können und Übersicht über ihre Historie haben, werden sie den Nutzen erleben.

BPN wurde vor 20 Jahren gegründet. Hattet ihr schon davor eine CRM-Lösung im Einsatz?

Wir haben früher mit Mindmap gearbeitet. Im Zentrum stand der Unternehmer, die Unternehmerin. Unsere Prozesse zur Förderung der Unternehmerin waren als Ast dargestellt. Hinter jedem Ast verbargen sich Aufgaben chronologisch vom Erstkontakt über die Selektion bis hin zu Businessplan, Schulung und Feedback. Das war von der Überlegung her genial, aber auch sehr limitierend, weil das Wissen zum UnternehmerIn nur beim UnternehmerIn vorhanden war, sprich die Informationen waren nicht miteinander verknüpft. Welche fünf Unternehmer bzw. Unternehmerinnen am gleichen Seminar teilgenommen haben, war nicht ersichtlich, sondern auf fünf verschiedene UnternehmerInnen verteilt. Die Infos zu holen, bedeutete einen hohen manuellen Aufwand und Fehlerpotenzial. Wir haben KPI und Ziele, die wir erfüllen wollen. Mit dem alten System sind wir an unsere Grenzen gestossen.

Warum habt ihr euch für BSI CRM entschieden?

Wir haben nach einem CRM System gesucht, das sowohl das Fundraising, als auch das kommerzielle Geschäft abbilden kann. Das sind zwei völlig verschiedene Welten. Die zusammenzubringen, war die grosse Herausforderung. Neben BSI haben wir zehn weitere Anbieter angeschrieben, darunter auch sehr bekannte Namen. BSI hat einerseits sehr schnell reagiert, was ich sehr geschätzt habe.

Ausserdem ist BSI wirklich auf uns eingegangen, hat im Pflichtenheft jede einzelne Anforderung beantwortet und konnte sie im Standard lösen. Am Schluss war klar: BSI ist unser CRM-Partner.

Max Bertschmann

Das hatte verschiedene Gründe. Einerseits sind wir in sechs Ländern tätig. Das bedeutet: Eine Web-Lösung muss her. Dass BSI eine schweizerische Firma ist, war umso besser, denn es war uns wichtig, dass die Daten in der Schweiz bzw. in der EU gehalten werden und wir die Standards im Datenschutz sicherstellen können. Neben der Cloud-Lösung hatte die Usability für uns Priorität. Wir suchten nach einem System, das intuitiv und benutzerfreundlich ist. Das Auge isst schliesslich mit. Attraktivität war zwar kein Kriterium, aber BSI CRM sieht schön aus! An gewissen Spielereien sieht man, dass die Leute dahinter ihre Sache mit Passion machen. Und last but not least: Wir sind non-profit. Wir haben kein grosses Budget. Preis-Leistung muss stimmen. Wenn jeder Nutzer pro Monat eine Stunde einsparen kann, dann haben sich die Lizenzkosten für die Variante, die wir gewählt haben, bereits gerechnet. BSI war die wirtschaftlichste Lösung. Das war ausschlaggebend.

BPN Entrepreneure
Viele BPN Entrepreneure zählen zwischenzeitlich zu den Branchenbesten in ihren Ländern.

Welche Ziele habt ihr euch mit BSI CRM gesteckt?

Zufriedene Spender, zufriedene Kunden und vor allem zufriedene User, die den Nutzen sehen, indem ihr Alltag vereinfacht wird, indem sie das CRM gern öffnen und als zentrales Tool täglich brauchen.

Ihr seid neben der Schweiz in fünf Ländern aktiv. Geplant sind weitere Länder. Wird BSI CRM einheitlich in Englisch oder auch in den Landessprachen verfügbar sein?

BSI CRM kommt auf Russisch, Mongolisch, Spanisch und Englisch bei uns zum Einsatz. Alle gemeinsamen Aktivitäten finden in Englisch statt, die jeweiligen Coaches und Seminarleiter sollen in ihrer lokalen Sprache kommunizieren können. Das wird die Leute zusätzlich zur Nutzung motivieren.

Wird BSI CRM auch für die Wirkungsmessung genutzt?

Definitiv! BSI CRM wird in Zukunft eine wichtige Quelle sein für die Datenerhebung. Uns ist bewusst, dass BSI CRM kein Reporting Tool ist, aber es liefert uns konsistente Daten, die wir verarbeiten, darstellen und interpretieren können.

Ihr habt in den letzten 20 Jahren ein beachtliches Wachstum an den Tag gelegt, 1'265 UnternehmerInnen gefördert, 23'335 Arbeitsplätze geschaffen, 1'459 Seminare und Workshops durchgeführt. Was plant ihr für die Zukunft?

Wie überall, gibt es auch bei uns Potenzial, noch besser zu werden. Entsprechend haben wir uns zum Ziel gesetzt, in den nächsten drei bis fünf Jahren qualitativ und damit einhergehend auch quantitativ zu wachsen, um unseren Impact zu stärken. Das kann uns gelingen, wenn wir noch bekannter werden. Wir machen etwas Gutes. Das müssen wir in die Welt hinausschreien, damit die Leute davon erfahren.

Da helfen wir natürlich gerne mit! Wir BSI-ler sind nämlich sehr begeistert von eurem Engagement und sehr stolz, BPN als Kunden betreuen zu dürfen. Was begeistert euch an der Zusammenarbeit mit BSI?

Ich schätze den lockeren, aber hoch professionellen Umgang. Man geht auf uns als Kunde ein, hört zu, nimmt uns ernst, findet eine Lösung. Ausserdem schätze ich die Konfigurationsmöglichkeiten im System. Und: man kommt gerne zusammen, freut sich einen spannenden Tag miteinander zu verbringen. Am Ende, wenn man Ziele erreicht hat, freut man sich gemeinsam. Es herrscht echtes Interesse im Team. Das stellt uns auf.