Frühjahrsputz: Daten ausmisten mit System

In Zeiten der Digitalisierung gelten Daten als das neue Gold. Also sammeln alle fleissig Daten. Aber haben Sie sich auch schon mal gefragt, wohin mit den vielen nutzlosen Daten – Stichwort Data Management? Wir zeigen Ihnen, wie man mit alten Kundendaten im CRM-System umgeht und was dabei hilft, clever auszusortieren.

Ohne ein professionelles Data Management wird der Data Lake schnell zum Daten-Sumpf

Speichern – archivieren – löschen

Insbesondere der dritte Punkt, das Löschen, wird gerne vergessen, wenn es um das Hamstern von Daten geht. Dabei ist das Aufräumen von Daten nicht nur ein Hygienefaktor: Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt fest, wann und wie lange eine Firma welche Kundendaten speichern darf.

«Hilfreich dabei ist ein Sperr- und Löschkonzept, das wie ein Staubsaugerroboter laufend Datenstaub kehrt und fegt.»

Fabian WüestBSI CRM- und Datenschutz-Experte bei BSI

Haben Sie beispielsweise vor zwei Jahren ein neues Elektro-Bike gekauft, und die Garantiezeit beträgt zwei Jahre, darf die E-Bike-Firma Ihre Daten nur so lange speichern, wie es zur Erfüllung des Vertrags notwendig ist, also bis Ende der Garantiephase. Ausser Sie haben zugestimmt, dass die Daten weiterhin für Werbe- und Informationszwecke verarbeitet werden dürfen. Aber auch dann sind nicht alle Daten von Relevanz.

Daten clever aufräumen in sechs Schritten

Wir haben unsere Erfahrungen aus den letzten 22 Jahren und hunderten CRM-Projekten für Sie in sechs Schritten verdichtet.

  1. Gesamtheitliche Betrachtung: Es lohnt sich, das Thema «Daten» gesamtheitlich im Unternehmen zu betrachten. Dazu gehören Diskussionen, welche Daten für die Firma tatsächlich wichtig sind. Daten als Insellösung für eine Applikation erhöhen den Aufwand.
  2. Rechtliche Grundlagen: Welche Daten sollen aufgeräumt werden? Hierfür müssen drei Fragen beantwortet werden: Welche Daten möchte man behalten, welche darf man aus Datenschutz-Gründen behalten und welche muss man behalten.
  3. Zweistufiges Ausmisten: Am besten bewährt hat sich ein zweistufiges Aufräumen der Daten: zuerst räumt man die Daten weg (wie alte Kleider, die man in den Keller stellt). Dann löscht man sie endgültig (entsorgt sie definitiv im Altkleidersack).
  4. Was aufräumen? Es lohnt sich auch die Frage zu stellen, was man genau aufräumen möchte: Ganze Kundendossiers von (nicht mehr aktiven) Kunden und/oder alte, nicht mehr relevante Informationen zu bestehenden Kunden.
  5. Wiederkehrendes Aufräumen: Wie zu Hause auch, sollte das Aufräumen der Daten als fortlaufende Aktion betrachtet werden. Hilfreich dabei ist das Sperr- und Löschkonzept, beispielsweise in BSI CRM automatisch hinterlegt, das wie ein Staubsaugerroboter laufend Datenstaub kehrt und fegt.
  6. Korrektur falscher Daten: Es lohnt sich, falsch erfasste Daten im Ursprungssystem zu korrigieren, sonst drohen wiederkehrende Fehler. Um zukünftige Falscherfassungen zu unterbinden, können Smart Fields im CRM System dienen (automatische Erkennung von Fehlern oder Ergänzung von PLZ etc.).

Entrümpeln auf weiteren Etagen

Hat man die Daten erst im Griff, können weitere Etagen in Angriff genommen werden. Mein Lieblingsthema sind die Prozesse. Sie zu modernisieren und zu vereinheitlichen, damit insgesamt weniger aufzuräumen ist, erleichtert das Leben ungemein.

«Auch bei moderner Software finden sich immer wieder Funktionen, welche nicht mehr gebraucht werden. Warum nicht einfach weg damit?»

Fabian WüestBSI CRM- und Datenschutz-Experte bei BSI

Auch Software lässt sich übrigens entrümpeln. Selbst die einst beste Anwendung unterliegt einem Lifecycle. Und: auch bei moderner Software finden sich immer wieder Funktionen, welche nicht mehr gebraucht werden, wie zum Beispiel selten bis nie genutzte Attribute. Warum nicht einfach weg damit?

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